Política de tratamiento de datos personales
1. Responsable del tratamiento
CONVERGE GP SAS, identificada con NIT 901394757-5, con domicilio principal en Cra 68A No. 24B-10, Complejo Comercial Plaza Claro, Bogotá, Colombia, en adelante “CONVERGE”, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecte, almacene, use, circule, transmita, transfiera, suprima o trate en desarrollo de sus actividades comerciales y empresariales.
Para asuntos relacionados con protección de datos personales, los titulares podrán comunicarse a través de:
Correo electrónico: contacto@convergegp.com.co
Dirección: Cra 68A No. 24B-10, Complejo Comercial Plaza Claro, Bogotá, Colombia
La presente Política se adopta conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
2. Objeto
La presente Política tiene como finalidad establecer los criterios bajo los cuales CONVERGE realiza el tratamiento de datos personales y garantizar el adecuado ejercicio de los derechos de sus titulares.
La Política aplica a los datos personales contenidos en bases de datos físicas o electrónicas que sean objeto de tratamiento por parte de CONVERGE, cuando actúe como responsable o encargado del tratamiento.
3. Principios aplicables
CONVERGE realizará el tratamiento de datos personales observando los principios establecidos en la legislación colombiana, entre ellos:
- Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a las normas aplicables.
- Finalidad: los datos serán tratados para propósitos legítimos y previamente informados al titular.
- Libertad: el tratamiento requerirá la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas legalmente.
- Veracidad o calidad: la información procurará ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: los titulares podrán obtener información sobre la existencia y tratamiento de sus datos.
- Acceso y circulación restringida: los datos personales serán tratados únicamente por personas autorizadas y para las finalidades correspondientes.
- Seguridad: CONVERGE adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información.
- Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener la reserva de la información personal.
4. Datos personales objeto de tratamiento
Dependiendo de la relación existente con el titular, CONVERGE podrá recolectar, entre otros:
- nombres y apellidos;
- documento de identificación, cuando sea necesario;
- empresa o entidad a la cual pertenece;
- cargo;
- dirección;
- ciudad y país;
- correo electrónico;
- número telefónico;
- información profesional y comercial;
- información suministrada mediante formularios de contacto;
- información derivada de relaciones comerciales, contractuales o de negocios;
- datos de proveedores, clientes, aliados y potenciales clientes;
- datos necesarios para procesos de contratación pública o privada;
- información relacionada con solicitudes, reuniones, propuestas y oportunidades comerciales;
- datos técnicos asociados al acceso al sitio web, tales como dirección IP, navegador, dispositivo y cookies, cuando corresponda.
CONVERGE procurará recolectar únicamente aquellos datos que sean pertinentes y necesarios para la finalidad correspondiente.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser utilizados por CONVERGE para las siguientes finalidades:
A. Contactos, prospectos y potenciales clientes
- Atender solicitudes de información recibidas a través del sitio web, correo electrónico, teléfono, redes profesionales u otros canales.
- Contactar personas y empresas interesadas en los servicios de CONVERGE.
- Analizar potenciales oportunidades de negocio en Colombia.
- Coordinar reuniones, llamadas, demostraciones, presentaciones comerciales y actividades de relacionamiento.
- Preparar y remitir propuestas comerciales.
- Realizar seguimiento a oportunidades comerciales.
- Mantener relaciones comerciales y profesionales.
- Enviar información relacionada con servicios, oportunidades, proyectos, eventos o contenidos de interés relacionados con la actividad de CONVERGE, siempre que exista autorización cuando esta resulte exigible.
B. Clientes y aliados comerciales
- Gestionar relaciones comerciales y contractuales.
- Ejecutar contratos, acuerdos, propuestas y compromisos comerciales.
- Realizar actividades de desarrollo de negocios y representación comercial.
- Identificar, analizar y gestionar oportunidades en mercados públicos y privados.
- Gestionar contactos con distribuidores, integradores, fabricantes, clientes finales, contratistas y demás participantes de cadenas comerciales.
- Elaborar estudios y análisis comerciales.
- Gestionar procesos administrativos, financieros, contables y jurídicos asociados a las relaciones contractuales.
- Efectuar procesos de debida diligencia, cumplimiento y conocimiento de contrapartes cuando sean necesarios.
C. Proveedores y contratistas
- Evaluar y seleccionar proveedores.
- Gestionar procesos de contratación.
- Cumplir obligaciones contractuales, tributarias, contables y financieras.
- Realizar pagos y gestionar facturación.
- Mantener información de contacto y antecedentes comerciales necesarios para la relación.
D. Contratación pública y desarrollo de oportunidades B2G
- Analizar procesos de contratación pública.
- Identificar potenciales socios, fabricantes, integradores o miembros de estructuras plurales.
- Preparar propuestas o participar en actividades relacionadas con procesos de selección.
- Realizar análisis jurídico, técnico, financiero o comercial de oportunidades.
- Contactar empresas o representantes con quienes pueda resultar pertinente desarrollar una oportunidad comercial.
E. Gestión corporativa
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias.
- Atender solicitudes de autoridades administrativas o judiciales.
- Ejercer o defender derechos de CONVERGE.
- Gestionar archivos y conservación documental.
- Prevenir fraude, corrupción, lavado de activos, financiación del terrorismo u otros riesgos, cuando resulte aplicable.
- Ejecutar procesos internos de auditoría, control y seguridad.
6. Datos sensibles
CONVERGE no solicitará datos sensibles salvo cuando sean estrictamente necesarios para una finalidad legítima y su tratamiento se encuentre autorizado por la ley.
Cuando deba realizarse tratamiento de datos sensibles, se informará previamente al titular:
- el carácter facultativo de responder preguntas relacionadas con dichos datos;
- la finalidad específica del tratamiento; y
- los derechos que le corresponden.
El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles salvo cuando exista una obligación legal.
7. Datos de niños, niñas y adolescentes
CONVERGE no orienta sus servicios a menores de edad ni tiene como finalidad recolectar información personal de niños, niñas o adolescentes a través de su sitio web.
En caso de que excepcionalmente sea necesario realizar dicho tratamiento, se dará prevalencia al interés superior del menor, al respeto de sus derechos fundamentales y a los requisitos establecidos por la legislación colombiana.
8. Autorización para el tratamiento
Cuando sea requerida, CONVERGE solicitará al titular autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales.
La autorización podrá obtenerse mediante:
- formularios físicos o electrónicos;
- casillas de aceptación en el sitio web;
- correo electrónico;
- contratos;
- mensajes;
- grabaciones;
- documentos electrónicos;
- u otros mecanismos que permitan acreditar razonablemente la autorización otorgada.
CONVERGE conservará evidencia de las autorizaciones cuando la legislación así lo exija.
9. Derechos de los titulares
Los titulares de los datos personales tienen, entre otros, los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
- Ser informados respecto del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando resulte procedente.
- Revocar la autorización cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a mantener el tratamiento.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante CONVERGE cuando este requisito resulte aplicable.
10. Procedimiento para consultas
Los titulares podrán solicitar información sobre sus datos personales mediante comunicación enviada a:
La solicitud deberá permitir identificar al titular y describir claramente la información requerida.
CONVERGE atenderá las consultas dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana vigente.
11. Procedimiento para reclamos
Cuando un titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta un posible incumplimiento de la normativa sobre protección de datos, podrá presentar un reclamo.
El reclamo deberá contener, como mínimo:
- identificación del titular;
- descripción de los hechos que originan la reclamación;
- datos de contacto;
- petición concreta; y
- documentos que considere pertinentes.
Si el reclamo está incompleto, CONVERGE podrá solicitar la información necesaria para completarlo conforme a la normativa aplicable.
Los reclamos serán atendidos dentro de los términos legales vigentes.
12. Revocatoria de autorización y supresión de datos
El titular podrá solicitar en cualquier momento la supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada.
La solicitud procederá siempre que:
- no exista obligación legal de conservar la información;
- no exista una relación contractual vigente que requiera conservarla;
- la información no sea necesaria para el reconocimiento, ejercicio o defensa de derechos de CONVERGE; y
- no exista otra causa legal que justifique su conservación.
La eliminación de información no necesariamente implica la eliminación inmediata de todos los registros históricos cuando exista obligación legal o contractual de conservarlos.
13. Transmisión y transferencia de datos personales
En desarrollo de sus actividades, CONVERGE podrá suministrar o permitir el acceso a información personal a proveedores tecnológicos, asesores, plataformas de gestión empresarial, servicios de alojamiento, correo electrónico, CRM, almacenamiento en la nube u otros terceros que actúen como encargados del tratamiento.
CONVERGE adoptará las medidas contractuales y de seguridad que resulten razonablemente necesarias para garantizar que dichos terceros utilicen los datos únicamente conforme a las instrucciones y finalidades autorizadas.
Cuando exista transferencia o transmisión internacional de datos personales, CONVERGE observará los requisitos establecidos por la legislación colombiana.
14. Información proveniente de fuentes públicas
En desarrollo de actividades de inteligencia comercial y desarrollo de negocios, CONVERGE podrá consultar información profesional o empresarial disponible legítimamente en fuentes públicas, entre ellas:
- páginas web corporativas;
- registros públicos;
- plataformas oficiales;
- cámaras de comercio;
- plataformas de contratación;
- directorios empresariales;
- redes profesionales;
- publicaciones empresariales;
- medios de comunicación.
La existencia de información en una fuente pública no implica que pueda ser utilizada sin limitación. CONVERGE procurará tratarla conforme a la finalidad legítima correspondiente y a las normas aplicables sobre protección de datos personales.
15. Uso del sitio web y cookies
El sitio web de CONVERGE podrá utilizar cookies y tecnologías similares para:
- garantizar su funcionamiento;
- recordar preferencias;
- obtener información estadística sobre navegación;
- medir tráfico y comportamiento agregado de usuarios;
- mejorar la experiencia de navegación;
- evaluar la efectividad de campañas comerciales.
Cuando las tecnologías utilizadas involucren tratamiento de datos personales que requiera autorización, CONVERGE implementará los mecanismos correspondientes para informar al usuario y obtenerla cuando resulte legalmente necesaria.
16. Seguridad de la información
CONVERGE adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables destinadas a proteger los datos personales frente a:
- pérdida;
- acceso no autorizado;
- alteración;
- uso indebido;
- divulgación;
- destrucción;
- fraude;
- accesos accidentales o ilícitos.
Sin embargo, ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico permite garantizar seguridad absoluta.
17. Conservación de la información
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y posteriormente durante los períodos requeridos para:
- cumplir obligaciones legales o contractuales;
- gestionar responsabilidades contables y tributarias;
- atender eventuales reclamaciones;
- ejercer o defender derechos.
Una vez desaparezca la finalidad y no exista obligación de conservación, la información podrá ser eliminada o anonimizada.
18. Modificaciones de la política
CONVERGE podrá modificar esta Política como consecuencia de:
- cambios legales o regulatorios;
- modificaciones en sus actividades;
- incorporación de nuevos servicios;
- cambios tecnológicos;
- nuevas prácticas de tratamiento.
Las modificaciones sustanciales serán informadas mediante los mecanismos que resulten adecuados.
La versión vigente estará permanentemente disponible en el sitio web de CONVERGE.
19. Vigencia
La presente Política entra en vigencia a partir de octubre de 2026.
Las bases de datos administradas por CONVERGE tendrán vigencia durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades establecidas en esta Política y las obligaciones legales y contractuales correspondientes.